Datenschutzhinweise

Automateja – Artur Fritz Konrad Niklas, Tristen Schäffler GbR · Stand: 20. Okt. 2026 ·

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website und in unseren eigenen Geschäftsabläufen ist:

Automateja – Artur Fritz Konrad Niklas, Tristen Schäffler GbR, Bauerngasse 89 97421 Schweinfurt Telefon: 0170 / 2875056, E-Mail: info@automateja.de Website: https://www.automateja.de

Datenschutzbeauftragter:

Tristen Schäffler

Tel.: 0176/70001530

Email: tristen_schaeffler@web.de / info@automateja.de

2.Geltungsbereich und Rollen bei Kundenprojekten

Geltungsbereich und Rollen bei Kundenprojekten

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung durch Automateja auf unserer Website, bei eigenen Anfragen und Vertriebsaktivitäten sowie auf unseren eigenen Social-Media-Profilen.

Bei Projekten für Kunden verarbeiten wir personenbezogene Daten nach den Angaben des Kunden, zum Beispiel zur Erstellung und Veröffentlichung von Beiträgen, zur Beratung oder für Vertriebsleistungen. Bei einer Verarbeitung im Auftrag legt grundsätzlich der Kunde Zwecke und wesentliche Mittel fest. Wir verarbeiten die Daten dann nach seinen dokumentierten Weisungen auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Welche Partei für einen konkreten Verarbeitungsschritt verantwortlich ist, hängt vom tatsächlichen Ablauf ab.

Für Daten, die wir im Kundenauftrag verarbeiten, ist in erster Linie der Kunde Ansprechpartner für Ihre Anliegen; seine Datenschutzhinweise gelten ergänzend. Diese Erklärung ersetzt nicht die Informationen, die ein Kunde seinen Beschäftigten oder anderen betroffenen Personen selbst geben muss.

3. Website-Aufruf, Programm und Hosting

Unsere Software (Automateja Engine) und die Daten, die wir speichern und verwalten, werden bei Hetzner gehostet.

Die Webseite wird auf Squarespace gehostet.

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Statusmeldung sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Wir verarbeiten sie, um die Website bereitzustellen, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu analysieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Webauftritt.

Wir speichern die Verbindungsdaten nur so lange, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

4. Kontaktformular und Terminbuchung

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben oder einen Termin buchen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht. Wir nutzen diese Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, mit Ihnen zu kommunizieren und gegebenenfalls einen Vertrag vorzubereiten oder durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. Bei sonstigen Anfragen ist es Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Beantwortung eingehender Anfragen.

Wir speichern Ihre Angaben nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Newsletter und eigene Werbung

Newsletter. Für die Anmeldung erheben wir Ihre E-Mail-Adresse und verwenden sie, um Ihnen den Newsletter zu senden. Grundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink im Newsletter oder per Nachricht an info@automateja.de.

Eigene Kundengewinnung. Wir nutzen Anzeigen und Vertriebsansprache per Telefon, E-Mail, LinkedIn und über weitere Kanäle. Dabei können wir Kontaktdaten, Angaben zu Unternehmen, Gesprächsnotizen, Kommunikationshistorie und Angebotsinformationen verarbeiten. Im Vertrieb setzen wir HubSpot und CloudTalk ein. Werbliche Ansprache erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen.

Rechtsgrundlage ist je nach Kanal Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse an der Gewinnung neuer Kunden (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), jeweils unter Beachtung von § 7 UWG.

Soweit wir Daten nicht bei Ihnen erheben, stammen sie aus beruflichen Netzwerken wie LinkedIn oder von Kunden, die uns Kontakte für Vertriebsleistungen übermitteln.

Widerspruch gegen Direktwerbung. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit widersprechen. Nach einem Widerspruch speichern wir die dafür erforderlichen Angaben in einer Sperrliste, damit wir Ihren Widerspruch beachten können.

Kontakte aus Kundenaufträgen. Kontakte, die uns Kunden für Vertriebsleistungen übermitteln, verwenden wir nach den Angaben im jeweiligen Auftrag; die Rollenverteilung wird je Projekt festgelegt.

6. Kundenprojekte, Beratung und KI-gestützte Inhalte

Welche Daten wir verarbeiten. Im Rahmen von Marketing, Unternehmensberatung und Vertrieb verarbeiten wir die Informationen, die uns Kunden oder deren Mitarbeitende für den jeweiligen Auftrag bereitstellen. Je nach Auftrag sind das geschäftliche Kontakt- und Unternehmensdaten, Produktinformationen, Gesprächs- und Projektnotizen sowie personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, etwa Namen, Fotos, Stimmen, berufliche Profile und Aussagen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten) sollen nicht Gegenstand der Verarbeitung sein.

Wofür wir sie nutzen. Wir verwenden diese Informationen zur Beratung, zur Entwicklung von Beiträgen und Vertriebsinhalten, zur Erstellung von Bild- und Textprompts sowie zum Hochladen oder Veröffentlichen von Inhalten auf Kundenkonten, Social-Media-Plattformen und Websites.

Eingesetzte Dienste. Bilder und Texte für Beiträge erstellen wir mit Google Gemini. Dafür übermitteln wir das Marken-Briefing, die Prompts und Referenzbilder des Kunden, jedoch keine Kontaktdaten. Veröffentlicht werden die Beiträge – Einzelbilder und Karussells – über die Schnittstellen von Meta (Instagram). Bilder von Beiträgen, die vor dem 19. Oktober 2026 entstanden sind, liegen bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist noch in Google Drive. Kunden- und Mitarbeiterdaten können dafür in die KI-Dienste eingegeben und dort verarbeitet werden, soweit das für den Auftrag erforderlich ist.

Versand an Kunden. Beiträge und zugehörige Kundendaten senden wir per Gmail und Outlook an den jeweiligen Kunden.

Zugangsdaten. Für die Verwaltung und Veröffentlichung auf Kundenkonten erhalten wir je nach Auftrag Zugangsdaten, zum Beispiel Benutzernamen, Passwörter, Zugangstoken oder API-Schlüssel. Wir verwenden sie ausschließlich für den Zugriff auf die Kundenkonten und geben sie nicht in KI-Eingaben ein.

Veröffentlichung. Beiträge können automatisch als Entwurf hochgeladen oder automatisch veröffentlicht werden. Je nach Auftrag gibt der Kunde sie vorher frei.

Verantwortung und Auftragsverarbeitung. Der Kunde stellt uns die Inhalte bereit und ist nach den vertraglichen Vereinbarungen für die Rechtmäßigkeit der Bereitstellung sowie für die Information seiner Mitarbeitenden verantwortlich. Der AV-Vertrag regelt die Verarbeitung im Auftrag, dokumentierte Weisungen und den Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter.

Profilbildung und automatisierte Entscheidungen. Dazu siehe Abschnitt 14.

6a. Instagram-Verbindung (Automateja Engine)

Verbindet ein Kunde sein Instagram-Konto über „Mit Instagram verbinden“, erhalten wir von Meta die Konto-ID, den Benutzernamen und einen Zugangsschlüssel. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um vom Kunden freigegebene Beiträge auf diesem Konto zu veröffentlichen. Der Zugangsschlüssel gilt 60 Tage und wird automatisch verlängert, solange die Verbindung besteht. Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner in Finnland (EU). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Die Verbindung lässt sich jederzeit trennen: in Instagram unter Einstellungen → Apps und Websites → Automateja → Entfernen, oder per Nachricht an info@automateja.de. Wird die App entfernt oder bei Meta die Löschung verlangt, löschen wir Zugangsschlüssel, Konto-ID und Benutzernamen automatisch. Den Stand einer Löschanfrage zeigt https://server.automateja.de/loeschung.html.

7. Kommunikation, CRM und Projektbearbeitung

Für Kundenbetreuung und Projektarbeit nutzen wir E-Mail, Telefon, WhatsApp sowie CRM- und Projektmanagement-Tools. Gmail und Outlook sind in unsere Abläufe eingebunden; darüber senden wir erstellte Beiträge und zugehörige Kundendaten an Kunden. Im Vertrieb nutzen wir HubSpot und CloudTalk. Bei der Verwaltung von Kundenkonten verarbeiten wir außerdem die vom Kunden bereitgestellten Zugangsdaten.

In diesen Systemen können Kontaktdaten, Gesprächs- und Projektnotizen, Angebote, Vertragsinformationen, Kommunikationsverläufe und Zugangsdaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO, bei Verarbeitung im Kundenauftrag Art. 28 DSGVO in Verbindung mit dem AV-Vertrag.

Wir speichern diese Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

8. Rechnungsstellung und Buchhaltung

Zur Durchführung von Verträgen und zur Abrechnung verarbeiten wir Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, insbesondere Angaben zu Ansprechpartnern, Leistungen, Rechnungsbeträgen und Zahlungseingängen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Buchst. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, bewahren wir die Unterlagen für die vorgeschriebene Dauer auf. Je nach Unterlage können Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten; sie beginnen in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Danach löschen wir die Daten, sofern keine andere rechtliche Grundlage eine weitere Aufbewahrung erfordert.

Empfänger können Buchhaltungs- und Steuerberatungsdienstleister sowie eingesetzte Zahlungs- und Cloud-Anbieter sein.

9. Cookies, Analyse und Werbung auf der Website

Auf unserer Website kommen Cookies sowie Analyse- und Werbedienste zum Einsatz.

Nicht unbedingt erforderliche Speicherungen auf Ihrem Endgerät oder Zugriffe darauf erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Technisch erforderliche Zugriffe stützen sich auf § 25 Abs. 2 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und Ihre Auswahl ändern.

10. Social-Media-Auftritte

Wir betreiben eigene Profile bei Meta-Diensten und LinkedIn. Wenn Sie diese Profile besuchen oder uns Nachrichten, Kommentare, Reaktionen oder andere Interaktionen senden, können personenbezogene Daten durch uns und durch die jeweilige Plattform verarbeitet werden. Wir nutzen diese Daten zur Kommunikation, zur Öffentlichkeitsarbeit und zur Darstellung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Plattformen können Informationen außerdem für eigene Zwecke verarbeiten.

Im Kundenauftrag laden wir Inhalte auf Meta, LinkedIn, weiteren Social-Media-Diensten und Websites hoch oder veröffentlichen sie und bearbeiten gegebenenfalls Kommentare oder Direktnachrichten. Die Rollen der Beteiligten bestimmen sich nach der jeweiligen Plattform und dem Kundenauftrag.

11. Empfänger und Übermittlungen in andere Länder

Personenbezogene Daten können an die genannten Dienstleister übermittelt werden, insbesondere an Hetzner (Server zur Speicherung und Verwaltung von Daten / Helsinki, Finnland), an Gmail und Outlook (E-Mail-Kommunikation mit Kunden) und an die jeweiligen Plattformanbieter (Nutzung der Kundenkonten). Die Standorte: Hetzner – Finnland (EU); Squarespace – Irland, Zugriffe aus den USA möglich; Google (Gemini, Gmail, Google Drive) – auch USA; Meta Platforms Ireland Limited – Irland, auch USA; Microsoft (Outlook) – auch USA. Für Übermittlungen in die USA stützen sich diese Anbieter auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework. Weitere mögliche Empfänger sind Hosting-, Cloud-, Newsletter-, Terminbuchungs-, Buchhaltungs-, Steuerberatungs-, Analyse-, Werbe- und Social-Media-Anbieter, soweit das für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Je nach Anbieter, Produkt, Kontoeinstellung und Supportzugriff kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit das der Fall ist, erfolgt die Übermittlung nur bei Vorliegen einer geeigneten Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO, zum Beispiel eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Entfällt der Zweck, löschen oder anonymisieren wir die Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkreten Rechtsansprüche eine weitere Speicherung erfordern. Für bestimmte Geschäftsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren; danach löschen wir die Daten, sofern kein anderer rechtmäßiger Grund für eine weitere Speicherung besteht.

Für die Automateja Engine gelten feste Fristen: Erzeugte Bilder löschen wir 14 Tage nach der Veröffentlichung, nicht veröffentlichte Bilder nach 90 Tagen. Beiträge löschen wir nach der mit dem Kunden vereinbarten Frist. Instagram-Zugangsdaten speichern wir, bis die Verbindung getrennt wird. Sicherungskopien bewahren wir 14 Tage auf.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf

  • Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),

  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),

  • Löschung (Art. 17 DSGVO),

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Widerruf von Einwilligungen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für private Unternehmen in Bayern ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig: https://www.lda.bayern.de/

Für Ihre Anliegen erreichen Sie uns unter info@automateja.de oder postalisch unter der in Abschnitt 1 genannten Anschrift.

14. Profilbildung und automatisierte Entscheidungen

Im Rahmen einzelner Kundenaufträge kann Profilbildung stattfinden. Dabei und bei automatisierten Entscheidungen verarbeiten wir Daten im Auftrag und nach den dokumentierten Weisungen des Kunden. Der Kunde ist dafür verantwortlich, betroffene Personen über Zweck, Logik und Folgen solcher Verfahren zu informieren.

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Soweit eine solche Entscheidung ausnahmsweise zulässig ist, haben Sie das Recht auf Eingreifen einer Person, auf Darlegung Ihres Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung. Wenden Sie sich dazu an den verantwortlichen Kunden oder an uns unter info@automateja.de.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.

Stand: 20. Oktober 2026